Termín byl splněn, klient podepsal a tým si vydechl. A přesto se někde po cestě ztratila faktura, jeden úkol nikdo nedotáhl a komunikace se ke konci rozpadla. Výsledek byl dobrý, ale proces byl chaos. To je realita mnoha firem, které projekty řídí intuitivně. Funguje to, dokud je projektů málo, tým malý a všechno si ještě pamatujete.
Co se stane, když projektů přibude?
Kapacita pozornosti je omezená. Jeden vedoucí zvládne udržet přehled nad dvěma nebo třemi projekty, pokud jsou jednoduché. Jakmile přibude čtvrtý, pátý nebo šestý, věci se začnou ztrácet. Ne proto, že by lidé byli méně schopní, ale proto, že na to systém nestačí.
Typické příznaky jsou stále stejné: úkoly bez jasného vlastníka; termíny, které se posouvají či klient, který se musí doptávat na stav zakázky. Tým pak navíc tráví část každé porady tím, že si vysvětluje, co kdo vlastně dělá.
Kde je skutečný problém?
Většina firem si myslí, že je kamenem úrazu špatná komunikace. Ve skutečnosti je to nedostatečná viditelnost. Kdyby každý člen týmu viděl stav úkolů, kdo na čem pracuje a co se s klientem naposledy řešilo, velká část „komunikačních problémů“ by zmizela sama.
Dobrý projektový nástroj však nevypadá jen jako kalendář úkolů. Je to společná paměť týmu. Místo, kde se nic neztrácí a všichni mají přístup ke stejným informacím ve stejný čas.
Trávíte spoustu času v Outlooku?
Pokud váš tým komunikuje primárně přes e-mail, dává smysl řídit projekty tam, kde komunikace vzniká. Český nástroj pro projektové řízení eWay-CRM funguje přímo v Outlooku – e-maily se automaticky přiřazují k zakázkám, úkoly vidí celý tým a stav projektu je jasný na první pohled. Příchozí objednávku navíc jedním kliknutím proměníte v projekt a AI vyplní pole za vás.
Pokud chcete projekty dokončit včas a zároveň v odpovídající kvalitě, přesedlejte na systém, který udělá spoustu práce za vás. A na rozdíl od vás nezapomene na nic důležitého.
